マニュアルの役割と必要性

こんにちは。ポールトゥウィンオウンドメディアチームです。

今回はビジネスにおけるマニュアルの役割に関してお話していきます。

マニュアルの役割と必要性

一般的に「マニュアル」とは、作業の手順やシステムの操作方法などをまとめた文書を指します。ビジネスにおいては、「業務マニュアル」や「システム操作マニュアル」など、呼び名や登場シーンは様々ですが業務を円滑に進めることを目的に利用されています。どんな手順で具体的に何をするのかといった事務処理の流れの他にも、対象業務の全体像、システム名などの基礎知識など、仕事を前進させる上での必要情報が記されることが多いです。

マニュアルがあることで、仕事上の要点を正確に把握し、作業スピードや業務品質を一定に保つことができます。また、マニュアルの重要な役割に「業務の標準化」があります。標準化とは、同じ手順を踏むことで、誰が、いつ行っても、作業を無駄なく遂行できる状態を示します。業務を標準化することによって、スタッフ個々の解釈や作業手順のバラツキも無くなり、生産性の向上に繋がります。

マニュアル活用による効果

「業務品質の安定化」

マニュアルがあれば、誰がどこで業務を行っても同等のクオリティを提供することができ、仕事全体の品質が安定します。それと同時に、作業の抜け漏れのチェックにもなり、何かのミスやトラブルが起きた際の原因調査の手間も軽減されます。業務知識をはじめ、対応スタッフが直面した事象や気づきをマニュアルに適宜盛り込むことで、スタッフ間での情報格差を減らし、全てのスタッフが一定以上の品質でサービスを提供できる体制となります

「属人化リスクの軽減」

「この業務のことは○○さんしか知らない」のように個人に依存する状況に頭を抱える現場は多いのではないでしょうか。その時はマニュアルを用意・整備することで、そのような場面を減らすことができます。業務がマニュアル化されていれば、従来の担当スタッフが急な異動や退職となった場合にも、スムーズに後任への引継ぎを実行することができます。

「人材教育コストの削減」

業務のマニュアルをきちんと整備することで、新人社員の受け入れや担当交代の際に、教育にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。教育を受ける側のスタッフにおいても、自分のペースで作業の確認や復習を行うことができ、必要知識の定着や業務習得も図りやすくなります。昨今ではリモートワークに伴い、対面での質疑応答などもしづらい状況も考えられるため、マニュアルは人材育成をサポートする重要なアイテムとなります。

マニュアル活用への課題

まず、一からマニュアルを作る場合、多くの時間と労力がかかります。業務内容や注意事項の整理、作業フローを体系立てて説明するためのテキスト記述や画像の加工、現場担当者へのヒアリングなど、マニュアルの作成には多くの工程が必要となります。仮に、現場担当者がマニュアルを作成しようとすると、日常業務と同時並行で上記の作成工程を対応するため、完成までに何か月もかかってしまう場合も考えられます。

次に、マニュアルは定期的に修正・更新されていくべきものです。業務内容の変更や最新情報が反映されていないと、現場の混乱を招き、業務全体の生産性が低下する恐れもあります。適切な整備を継続しなければ、実際の業務実態と乖離してしまい、マニュアルとしての意味を成さず、風化してしまいます。その為、古いマニュアルは時期を決めて見直しをかけて、整備・改善をしていく必要があります。

まとめ

社内にマニュアルがあることで、業務におけるトラブルを予防し、従事する社員全員が正しい知識と行動方針に沿って、効率よく仕事を遂行することができます。ぜひ皆さんも日常の業務において、マニュアルを有効に活用して、ビジネスの質を高めていきましょう。

当社は日々のオペレーション業務におけるマニュアルを作成・整備する「マニュアル作成・見直しサービス」を展開中です。事務作業や販売管理などの業務フローから、ITツール・社内システム等の操作方法など、お客様のビジネスにおける各種業務の可視化・資料化の手間を軽減し、利用者が使いやすいマニュアルへの整備を支援します。サービスについて詳しく知りたい方は、下記ページをご覧いただき、お気軽にお問い合わせください。​​​​​​​

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