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ポールトゥウィンで働く人たち ~アシスタントメンバーへのインタビュー~

こんにちは、ポールトゥウィンオウンドメディアチームです。

以前、ブログにてセールスメンバーへのインタビューをご紹介いたしましたが、今回はその第2弾ということで、セールスメンバーを支えるアシスタントグループのお二方にインタビューを行いました。今期、2021年2月より新設されたアシスタントグループは、その名の通りセールスグループをアシストする部署であり、また事務作業だけでなく、セールスグループのように第一線にも出て活躍している部署です。

今回は社歴10年以上のYさんと、最近ご入社されたTさんにお話を伺いました。ポールトゥウィンにおけるアシスタントグループとはどんなところなのか、ご紹介します。


───── まず、入社された経緯を教えてください。


Yさん:北海道出身ということもあり、もともとは北海道拠点の業務部に所属していました。当時掛け持ちできるアルバイトを探しており、短い時間で就業できた点がきっかけとなり働き始めました。始めてみたら、PCでの仕事が楽しい、面白いと感じるようになり、掛け持ちしていたアルバイトも辞め、この仕事のみにシフトするようになりました。その後、東京に来てクライアント先での動画チェック・配信作業の仕事を続けた後、産休明けを機に、アシスタントグループに異動しました。

Tさん:私はもともと新卒で食品営業をしており、指定エリアのお店に足を運んで、商品の提案などを行っていました。しかし、大学時代のラグビー部でのトレーナー経験や営業時代の仕事を通して、事務タスクや誰かの助けになることに楽しさを見出すようになり、転職しました。


───── その中で当社を選んだきっかけは何だったのでしょうか?


Tさん:IT業界に興味があったのですが、その中でもポールトゥウィンは、よく会社が変化をしていくという話を聞き、そこに惹かれて入社しました。


───── 実際に入社されての印象はどうでしたか?


Tさん:実際に入社前後で合併の話があり、目の前で変わっていく様子を見て感動しました。また、周りの方も良い人ばかりでストレスなく仕事ができています。


Tさん


───── おふたりが現在所属されているアシスタントグループについて、主にどんなお仕事をしているのか教えてください。


Yさん:アシスタントグループでは主に契約書周りの業務を行っており、具体的には見積書の押印、契約書の稟議申請、契約書の送付対応及び保管管理などをしています。また、セールス担当の方ほど難しいものではないですが、顧客対応も行っており、拠点やクライアントの方々と連絡を取りながら、契約書の作成をしています。アシスタントグループでは、セールス担当の方がスムーズに顧客対応ができるよう、どんなサポートがこちらで出来るかを常に考えて行動しています。


───── アシスタントグループには、そのようなミッションがあるのですね。その中でも、おふたりが担当されている業務は何ですか。


Yさん:業務部で培った様々なオペレーションの経験を活かして、業務効率化のためのツールを作成しています。業務部では、どれだけ時間を有効に使うか、いかに早く正確に仕事ができるかということを求められていたので、それらの解決のためにツールを作成・使用していました。その経験もあり、どうすれば効率的に仕事ができるか考えてツールを作成しています。

Tさん:私はまだ入社したばかりなので、基本となる契約書の押印処理や、稟議書の作成を行っています。慣れてきたら、来期から顧客対応もしていく予定です。


───── アシスタントグループの仕事で、難しかったことや苦労したことはありましたか?


Yさん:契約書代理申請の稟議対応ですね。稟議書を書くにあたり、契約書の内容も把握しなくてはならないのですが、その把握だけでなく、間違っている箇所などを見つけることに難しさを感じます。先輩方は契約書に関する知識も膨大で、今は同じレベルに到達できるようにしようという、高い目標につながっています。

Tさん:私も稟議書の対応に難しさを感じています。はじめは、契約書の見方もよく分からず、書いてある内容の理解もなかなかできず大変でした。また、既存業務の稟議作成には過去の先輩方のものがあるので、こういう読み解きが出来るんだというのが分かり安心感があるのですが、新規業務の対応時は、自分が何か重要な箇所を認識できずに書き損じてしまうのではないかという不安があり、難しさを感じました。


───── 反対に、仕事を通して感じたやりがいや楽しさはありましたか?


Yさん:すんなり承認が通った時はうれしいです。また、はじめて顧客対応で先方とやり取りをして、契約書の内容を固め、自分で契約書作成を依頼して、稟議申請を上げ、押印をしてもらい、契約書を送付するという一連の流れを経験した時は、すごく達成感がありました。ツールの作成も楽しいですし、そのツールの感想をいただいた時もうれしいです。

Tさん:私は小さなことですが、自分がもともとやるべき業務以外に追加で来た業務もすべて消化できたとき、少しでも早くそれができると、一番やりがいを感じます。

Yさん:あと、タスク管理シートで「完了」の数が多いと、これだけ対応したんだと実感が湧いて、達成感につながりますね!


───── タスク管理シートとは何でしょうか。


Yさん:アシスタントグループでのタスクを管理しているシートです。それをグループ内で共有していて、毎日行っている終礼の時間に、みんなで対応漏れがないかなどの確認をしています。みんなのタスクやその進捗状況を共有できているので、誰かが急に休みになってしまった場合も、シートから対応期限などを確認して拾ったりできます。アシスタントでは、誰もが同じレベルで業務に取り込める業務標準化を目指しているので、そのためにタスク管理シートを用いた終礼をしています。

Tさん:前職で業務が属人化されていたために、担当じゃないからと退けられてしまった経験があったので、みんなで出来ることはみんなで分担して、タスクの偏りを考えて負担を減らそうとしてくれる姿勢は本当にありがたいです。

Yさん:みんなが共有しなきゃという意識を持っていて、自分の案件じゃないから興味はないという姿勢ではないのが、このグループの良いところだと思います。


Yさん


───── お話を聞いていると、アシスタントグループはグループ内で体制がしっかり整っているように感じます。Tさんが入社されたとき、教育体制についてどう思いましたか?


Tさん:残念ながら、以前の職場では引継ぎや教育がままならないまま、前線に立つという経験をしましたが、アシスタントグループではひと月の流れを踏まえてしっかりと教育してもらい、その後も引き続き見てもらいつつ業務に取り組めているので、先月よりこれくらいできるようになったというような、自分に力がついてきている実感ができる仕組みだと感じました。


───── 段階がしっかりしているのですね。


Yさん:私が業務部からアシスタントグループに来た時も、クリアすべき項目が設けられていて、それに沿ってできた・できていないというのが自分でも把握でき、かつ教えてくれている人も、教えていない部分を把握できていたので、とても体制が整っていると感じました。教育もしっかりしているし、入りやすい部署だと思います。


───── では、アシスタントグループの雰囲気はどのような感じですか。


Tさん:アシスタントはとても質問が訊きやすい雰囲気です。チャットで質問をしたらすぐ答えてくれますし、またどんなに忙しくても隣にいたら話を聞いてくれる環境です。

Yさん:また、毎日仕事を始める前や何かあると声をかけてくれて、タスクの確認などをしてくれるのがとてもありがたいです。


───── コミュニケーションが良く取れる部署なんですね。仕事の話に戻りますが、業務において大事にしていること、気を付けていることはありますか?


Yさん:同じミスをしないことです。ミスをしがちなタイプなので、2回目は同じミスをしないというポリシーを持っています。

Tさん:私は1秒でも気になったらすぐに解決するよう心がけています。不安な点があると、家に帰ってもずっと気にしてしまうので、それを出来るだけ減らせるように、自分が不思議に思ったことは知っている可能性が高い先輩方にちゃんと聞いて、解消するようにしています。


───── 素晴らしい心がけですね。それでは最後に、今年、2022年挑戦したいことを教えてください。


Yさん:今の自分よりは出来ることを増やして、仕事でも家庭でも成長したいです。

Tさん:今年から顧客対応を始める予定です。まだすべてのサービスを答えられるわけではないので、しっかりとした対応ができるようになることを目指しつつ、少しでもセールスの方の手助けができるようなアシスタントになれるように頑張っていきたいと思います。


───── ありがとうございました!


いかがでしたでしょうか。ポールトゥウィンにおけるアシスタントグループとはどのような部署で、また、どのような業務を行っているのかなど、雰囲気が少しでも伝われば幸いです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。次回もこちらのブログにてお会いいたしましょう。