業務の自動化とは?
業務自動化とは、IT技術を用いて、業務を自動化させることです。
これまで社員が手作業で行っていたデータ入力や集計、PCツールの操作などを自動化させることで、
人件費の削減や人的リソースの確保・作業負担の軽減などが期待されます。
尚、自動化に向いている業務としては、単純作業や判断ルールが決まっている定型作業があげられます。
逆に、人の判断が都度必要なもの・ルール化されていないもの・発生頻度が不定期なものは自動化には不向きとされています。
業務自動化のメリット
業務の自動化によって企業が得られる主なメリットを2つお伝えします。
人件費の削減
それまで人が対応していた業務をIT技術で自動化することで、人件費の削減が期待できます。
1つの事務作業に係る時間を短縮する、担当する作業人数を減らすなど、稼働する人的リソースが圧縮されることでコスト削減となります。
また、社員の残業が減ることも、社内コストの軽減に繋がります。
人的ミスの抑止
人間が作業を行う際は、体調や心理状況・業務環境により作業品質が左右され、人為ミスも発生します。
その為、人が作業を続ける限り、ヒューマンエラーをゼロに抑えることは不可能です。
ただし、ITシステムにより自動化された業務は、長時間稼働でも疲れることはなく、必ずルール通りに実行されるため、
正確で安定した品質の作業継続が可能となります。
業務自動化の方法
業務自動化にはどのような方法があるのでしょうか。今回は代表的な2つを紹介します。
1)マクロ機能によるドキュメント作業の自動化
マクロとは、オフィスソフトやアプリケーションに備わっている機能で、複数の操作を必要に応じて記録し、呼び出す仕組みです。
マクロを活用することで、例えば、Excelでのデータ集計、Office365での手入力や転記作業、ファイルの統廃合、WEBスクレイピング等の
ドキュメント作成や関連する一連の作業を自動化します。
マクロでの自動化は、VBA、VBS、GASなどプログラミング言語を用いた方法です。
マクロ化する製品特徴によって開発言語が変わりますが、Office365やGoogle Workspaceなど各各製品内での単純作業が主に対象となります。
2)RPAシステムによるPC業務全般の自動化
RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語であり、ロボットとなるソフトウェアに必要な作業手順を覚えさせ、PC上での様々な業務を自動的に実行させます。PC上で行える単純業務、ルールに沿って行う業務が対象となり、
アプリケーションを跨いだデータ集計、手入力、転記、ファイルの統廃合、WEBスクレイピング、ツール操作等を自動化します。
実際の導入においては、業務の洗い出し>利用システムの選定>RPAシステムへの業務実装と、段階を踏んで進めていきます。
また、RPAはデスクトップ型、サーバー型、クラウド型の大きく3つに分けられますが、どの型を導入するかはRPAを何に使うかによって異なります。
業務自動化を実現させるポイント
業務の自動化を成功させるためには、対象業務の内容や目的を把握し、十分な検討が必要となります。そこで、導入の流れや注意点を確認していきましょう。
目的を明確にする
闇雲に取り組むのではなく、「〇時間の短縮を目指す」のように具体的な数値で示すといいでしょう。
関係者の目的意識を統一することで団結力が生まれ、業務自動化の継続的取り組みにつながります。
業務内容の把握と可視化
現状の業務内容を全て洗い出して一覧化を行い、業務フローを可視化しましょう。
洗い出した業務は自動化に適している業務なのか、運用は頻繁に変わらないか、作業工数はどれくらいかかっているのか、
人の判断は必要ないか、異なるツールやアプリケーションを跨ぐかどうかなど、様々な視点から業務内容を確認しましょう。
その上で、現状の課題やリスク、理想像、優先度を協議しながら計画を立てましょう。
自動化後の効果予測と測定
業務自動化による効果予測を予め行い、ITツール実装後も必ず測定を行いましょう。
ツール導入によるコスト高といったデメリットが生じる場合があります。
その為、効果予測を立て、効果が薄い場合は、ツールの見直しやツール以外の方法も視野にいれて再検討しましょう。
管理とメンテナンス
マクロ・RPAいずれもツール導入後に業務変更があった場合は、ツール上の設定変更が必要になります。
管理担当者や専門知識のある人材を配置することが出来ると、メンテナンスも安心です。
まとめ
業務の自動化を適切に進めることで、人材不足や作業負荷の解消となります。
働き方改革やDXの推進など、人材の有効活用が重要視される中で、今回ご紹介した内容を参考に、社内業務の自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
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