業務の効率化とは？効率化に繋がる4つの方法を紹介

こんにちは。ポールトゥウィンオウンドメディアチームです。

至る所で人材不足が叫ばれ、働き方改革やDXの推進などが求められる昨今、

「社内業務をもっと効率よく運用できないか？」という話が出た企業は多いのではないでしょうか。

今回はそんな「業務の効率化」について、4つの方法をご紹介します。

業務の効率化とは？

一般的に「業務効率化」とは、業務を進めるプロセスにおいて、「ムリ・ムダ・ムラ」を取り除き、活動の生産性を高める取り組みを指します。

　ムリ　・・・　例）作業負荷の高すぎるスケジュールや目標設定

　ムダ　・・・　例）必要のないコスト・人材・時間・設備等の投入

　ムラ　・・・　例）特定の人員や時期により発生する成果物の偏り

また、生産性の向上・改善に繋がる取り組みには「ECRS（イクルス）の原則」というフレームワークも存在します。

　E＝ Eliminate（取り除く）　C＝ Combine（まとめる）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　R＝ Rearrange（整理する）　S＝ Simplify（簡素化する）

あらゆる手段を用いて、非効率なポイントを減らし、改善することが、業務の効率化へ繋がります。

業務効率化のメリット

業務の効率化を行うことで、次のようなメリットがあります。

企業利益の増加

　業務の効率化により、人材・設備などビジネス上のあらゆるコストを見直し、削減することは企業利益の増加に貢献します。

　業務上のムダやムラを減らすことで余計な費用や労力、ミスへの対応コストも抑えます。

　効率化による生産性の向上は、成果としての利益の最大化に繋がります。

従業員の満足度向上

　無駄な業務の排除・作業時間の短縮は、長時間労働や残業の削減となり、従業員が負担なく働ける環境作りに繋がります。

　働きやすい環境の実現は、企業や仕事全体への満足感となり、日々の業務のモチベーションアップ・離職防止効果も期待できます。

新事業への投資とビジネス拡大

　コスト削減により生まれた利益や労働時間・労働力は、新たな事業やビジネス領域への投資に活かすことで、更なる企業利益の向上をもたらします。

　設備投資などへの資金面の他、業務効率化で確保した時間や人材的なリソースの有効活用は、ビジネスの発展を促進します。

業務効率化の方法

では次に、どのような方法で業務効率化を進めていけばよいかを見ていきます。今回は4つの方法をお伝えします。

１）業務の可視化

　業務に関係する全ての事項を洗い出して「見える化」します。どのような作業があり、どのような手順で行っているか、

　誰がいつ行っているか、どんなルールでどれくらいの時間がかかっているのかなどを全て書き出します。

　業務の全体像を把握することで、現状の課題点も明確になります。

２）業務の標準化

　業務の標準化とは「同一業務において、いつ・誰が行っても、同じ成果を無駄なく出せる状態」を示します。

　業務の標準化ができると、仕事や成果物の品質も安定します。標準化には業務フォーマットの統一化と業務マニュアルの作成が重要になります。

　マニュアルは運用を行いながら改善を図れる仕組みもあると理想的です。

３）業務の自動化                

　ITツールを利用することで、今まで手作業で行っていた業務を自動化させます。

　例えば、RPA（ロボティックプロセスオートメーション）システム、ExcelなどOfficeアプリケーションにおけるマクロ機能などがあります。

　データ集計や入力、表計算、グラフ作成等の一連作業もボタン一つで実行可能となり、手作業で起こるような入力ミスや手順漏れも防止します。

４）業務のアウトソーシング

　社内の特定業務の一部もしくは全てを専門業者へ委託します。

　BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）という言葉でも示されます。社内教育・マネジメント・労務管理にかかる

　工数やコストの削減が期待できるほか、専門スキルを持った人材を活用できるため、業務のクオリティやサービスレベルの向上も見込まれます。

　自社スタッフはコア業務に集中ができるようにもなります。

まとめ

業務の効率化は、企業やサービスが成長を続けるための重要な取り組みとなります。

今回ご紹介した内容を参考に、改めて身の回りの業務に目を向け、見直しを検討してみてはいかがでしょうか。

尚、ポールトゥウィンでは業務効率化を支援する「BPRサポート」にて、社内の業務プロセスを再設計し、コスト・品質・生産性の改善をサポートいたします。

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